기록의 성립 요건 확대를 위한 제도 개선 연구: 한국과 미국의 기록 처분동결 제도 비교를 중심으로

A Study on the Improvements to Expand the Requirements for Establishing Records: A Comparison of the Disposition Freeze System in South Korea and the United States

본 연구는 한국의 공공기록관리 제도가 법령상 포괄적인 기록 정의를 제시하고 있음에도, 실제로는 결재 문서 위주의 협소한 기록만이 관리 대상으로 인정되고 있다는 문제의식에서 출발한다. 특히 업무 과정에서 생산되는 이메일, 메신저, 협업 플랫폼 등의 다양한 비정형 기록이 현행 제도 안에서는 공식 기록으로 성립되기 어렵다는 점에 주목하였다. 이에 본 연구는 미국 국립기록관리청(NARA)의 기록 성립 요건과 처분동결 제도(Disposition Freeze)를 중심으로 미국의 법제 및 운용 사례를 분석하고, 한국의 공공기록물법상 기록의 성립 요건 및 폐기 금지 제도의 한계점을 비교 고찰하였다. 이를 바탕으로 한국의 기록관리제도 개선을 위한 법제 방안으로 기록 정의의 재정립, 관리 대상 기록물 지정 제도 도입, 기록물 생산의무의 명문화 등을 제안하였다. 그럼으로써 본 연구는 기록의 증거성과 설명책임성 제고를 위한 제도 설계의 방향성을 제시하고자 하였다.

This study investigates the limitations of South Korea’s current public records management system, which, despite its comprehensive legal definition of records, primarily recognizes only formally approved documents. Particular attention is given to the exclusion of informal and unstructured records, such as emails, messenger communications, and collaboration platform data, from the scope of official records under the current framework. To address this gap, the study analyzes the legal framework and operational practices of the United States, focusing on the records establishment requirements and the disposition freeze administered by the National Archives and Records Administration (NARA). Through a comparative legal review, the study identifies structural limitations in Korea’s records establishment requirements and disposal prohibition mechanisms under Korea’s Public Records Management Act. Based on this analysis, the study proposes legislative improvements, including redefining the concept of records, introducing a system for designating records subject to management, and formalizing the obligation to create records. This research aims to present directions for institutional design that ensure evidentiary integrity and administrative accountability in the public records system.