중세 시에나 자치도시의 기록물관리전통은 13세기 초반으로 거슬러 올라간다. 1203년 시에나 자치도시의 집정관 바르톨로메우스 리날디니(Bartholomeus Rinaldini)는 자치도시의 통치행위가 공공기록물(‘carte publice que antiquitus Comune Senense receperat’)에 대한 무질서한 관리로 인해 심각하게 위협받고있다는 사실을 언급하면서, 공공기록물의 회수 및 재정리에 대한 대책을 요구한다. 하지만 집정관의 행정조치는 이후에도 공공기록물의 무질서한 관리와 이로인한 정치-행정적 손실 그리고 대책마련의 동일한 패턴이 반복된다. 중세에도 자치도시의 공공기록물은 행정의 효율성과 더불어 ‘기록된 정치권력(written political power)’을 상징하였다. 특히 오늘날의 현용 기록물(Current Records)과 준현용 기록물(Semi-Current Records)에 해당하는 공공기록물의 경우 이를 어떻게 관리하고, 필요할 때 신속하게 열람 및 참고할 수 있는지의 여부는 정치권력의 대내외적인 영향력 확대와 밀접한 관련을 가지고 있었다. 특히 필요할 때 원하는 문서를 쉽고 신속하게 찾아내기 위한 시에나 자치도시의 노력은 다양한 형태로 나타났다. 기록물에 나름의 질서를 부여하는 방법으로는 중요도에 따라 문서들을 구분하는 것이었는데, 그 기준은 이들의 정치-행정적 가치와 비례하였다. 중요도의 정도는 색(붉은색, 노란색, 녹색, 흰색 등)과알파벳(대문자 및 소문자) 그리고 십자가 또는 로마숫자(와 필사체 약어기호 등으)로 구분하였으며 가죽이나 목재로 제작된 문서함에 넣어 관리하였다. 아울러관리들이 업무 참조를 위해 가져간 문서들에 대해서는 관련기록을 남기도록 한것도 같은 행정의 효율성을 담보하는 조치였다.
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