EMPM 기반의 대학 이메일 기록관리 가이드라인 설계

Design Guidelines for Managing University E-mail Records Based on EMPM

오늘날 이메일은 공식 또는 비공식적으로 사용되는 주요한 커뮤니케이션 수단이다. 이메일이 공식적인 업무상에서 사용되는 경우, 이것은 향후 업무 참조 및 증빙을 위해 해당 기관의 공식적인 기록으로 관리되고 보존될 필요가 있다. 국외의 많은 대학 및 기관에서는 이메일 기록에 대한 관리 정책이나 가이드라인을 마련하고 있으나 국내에서는 대학의 이메일 기록 관리 관련 연구 및 사례조차 거의 없다. 이에 본 연구에서는 대학 이메일 기록을 위한 관리 가이드라인을 설계하고자 InterPARES 3 프로젝트에서 제안한 이메일 관리 및 보존 모델(EMPM)의 방법과 절차를 검토하고 국외 대학의 적용 사례들을 조사·분석하였다. 또한 분석된 결과를 바탕으로 D대학에 시범적으로 적용하여 이메일 기록을 위한 관리 가이드라인을 설계하여 제안하였다. 이메일 기록관리 가이드라인은 법률 및 지침, 이메일 보안, 이메일의 유형과 처리방법, 관리방법, 저장방법, 보존방법, 첨부파일, 이름 지정 규칙, 보존과 폐기, 권장사항의 10개 요소로 구성하였다.

Today, e-mail is the primary means of communication used either formally or informally. If e-mail is used for official business purposes, it should be managed and preserved as an official record of the institution for business reference and future proofs. Many many overseas universities and institutions have established and provided policies or guidelines for these. However, discussions about this topic rarely have been conducted by universities in Korea. In this study, the methods and procedures of the E-mail Management and Preservation Modules(EMPM) proposed in the InterPARES 3 project were reviewed and the application cases of foreign universities were investigated and analyzed in order to design the management guidelines for university email records. We also developed the guidelines for managing email records by trial applying the results to D University. The guidelines for managing email records consist of ten elements: law and guidelines, email security, types of email and handling methods, management methods, saving methods, preservation methods, attached files, naming conventions, retention and disposition and recommendations.